חברה מקצועית צריכה לענות על כל צורכי הניהול והאחזקה
על השינוי בתפיסת וחוויית המגורים בשנים האחרונות בישראל, והצורך בחברות ניהול לא רק במגדלי מגורים, ניתן ללמוד מחברת איזי האוס (Easy House) המתמחה בניהול בניינים משותפים. החברה מספקת מגוון רחב של שירותים הנדרשים לניהול ואחזקה שוטפים של בניין משותף, לצד פתרונות המותאמים לצורכי השעה, בהם גם מוקד הפועל 24/7 לטיפול במקרי חירום.
עם 15 שנות ניסיון, איזי האוס מעסיקה עשרות עובדים ומנהלת כיום עשרות בניינים בתל אביב, גבעתיים ורמת גן, שבהם היא מבקשת להיות הגורם המקצועי המספק לנציגות הבניין את השירותים והכלים שוועד הבית נדרש לטפל בהם בעבר. "ועד הבית המסורתי הופך לנציגות הבית מולנו ויש לו כתובת אחת לכל מה שקורה ונדרש בבית המשותף, בהתאם לשירותים שהוגדרו בהסכם הניהול", מסביר יואב לוי, מנכ"ל משותף בחברה יחד עם אילן קורוב. הוא מוסיף כי שירותי הבסיס שמעניקה החברה כוללים אב בית שמגיע לבניין באופן קבוע לביקורת וטיפול בפניות דיירים; גביית מסי ועד בית, כולל טיפול משפטי במידת הצורך, הנהלת חשבונות ותשלום לספקי השירות. מעבר לכך היא נותנת מענה לבניינים רבים הנדרשים לשירותים שמעבר לניהול השוטף, כמו תיקוני איטום, שירותים משפטיים, טיפול בדרישות עירייה, ליווי שיפוץ ועוד. לוי מציין כי איזי האוס מטפלת באלפי קריאות בנושאים אלה מדי שנה, לבקשת נציגות הבתים ומעבר לניהול השוטף.
כיצד בוחרים חברת ניהול?
בעידן שבו יחסי השכירות והבעלות משתנים, רבים מעדיפים שלא להתנדב ולהתעסק עם הדיירים והשוכרים אלא לשלם לגורם חיצוני שיטפל עבורם בבניין. הצורך בניהול מקצועי עולה בפרט בבנייני מגורים המאכלסים דיירים רבים או כאלו שיש בהם ריבוי מערכות, ואיתן גם אתגרים חדשים ומורכבים. אבל כיצד בוחרים את חברת הניהול? לוי נותן כמה המלצות עיקריות לדיירים: "חשוב לבדוק מראש עם מי מתקשרים לניהול הבניין. מאפיין עיקרי וחשוב הוא הוותק של החברה והניסיון שצברה בטיפול בבעיות השונות שיש בכל בניין. דבר חשוב נוסף הוא גודל החברה ומספר העובדים שהיא מעסיקה — מחסור בכוח אדם משפיע ישירות על השירות. חשוב גם לוודא שאין התחייבות בהסכם ההתקשרות לתקופה ארוכה ללא נקודות יציאה במקרה של חוסר שביעות רצון. דבר משמעותי נוסף שכדאי לבדוק, הוא האם לחברה יש ביטוח אחריות מקצועית שעלותו גבוהה — דבר שמאפיין חברות עם גב כלכלי חזק. וכדאי גם לקבל המלצות מדיירים מבניינים אחרים באזור".
לוי מוסיף כי כלי חשוב שנועד לוודא שהשירות ניתן לשביעות רצונם של הדיירים הוא מערכת מידע המותאמת לניהול בניינים, כמו זו שמשמשת את חברת איזי האוס. המערכת כוללת גם אפליקציה לדיירים ובאמצעותה ניתן לפתוח קריאות ולשלם את דמי הוועד. בנוסף היא מאפשרת מעקב אחר המשימות לביצוע והטיפול בפניות של הדיירים.
איך אתם יודעים אילו משימות לביצוע יש בכל בניין ובניין?
"יש חשיבות גדולה לתוכנית שנתית ועבודה מסודרת בניהול ותחזוקה באופן יסודי ולא שטחי. כבר בפגישה הראשונית עם נציגות הבית נערך דו"ח מקיף לסקירת מצב התחזוקה במבנה, היסטוריית תיקונים שבוצעו בעבר ובדיקת מצב הכספים. אנחנו מחלקים את המשימות לטווח הקצר ולטווח הארוך וקובעים עם הנציגות תוכנית עבודה לפי צורכי הבניין, לרבות הפעולות הנדרשות באופן שוטף ובאופן מיוחד. בתחום מסורתי כמו ניהול בניין יש יתרון גדול לחברה שעובדת עם תוכנית עבודה מסודרת, ומובילה את התחום בתפיסה חדשנית ככלי לשיפור השירות".
כך בוחרים אנשי מקצוע
לצד הטיפול במשימות השוטפות, איזי האוס מטפלת בבעיות מורכבות יותר, כמו רטיבות, סתימת ביוב, תקלות במעלית ועוד, תוך פיקוח ומעקב על נותני השירות שנבחרו וביצוע עבודתם. "מכיוון שאנחנו יודעים כי בעל מקצוע אמין ומקצועי הוא נכס חשוב, אנחנו בוחרים אותם לפי קריטריונים מוגדרים של יחס אישי ואמינות לאורך זמן", אומר לוי. "אנו גם מקפידים לשמור על גמישות בבחירת הספקים, כך שאם הדיירים לא מרוצים מספק זה או אחר, תמיד ניתן להחליפו ללא התחייבות".
הצורך בגורם חיצוני המסייע בניהול הבניין נדרש פעמים רבות מעבר לענייני תחזוקה. לוי, שמכיר את התחום היטב ולעומק, אומר כי בין אם מדובר בבניין של 4 קומות ובין אם ב–24 קומות, קיימות בעיות שלא פעם מובילות לעימותים בין דיירים. במקרים מסוג זה, גורם נייטרלי מקצועי עשוי למנוע מחלוקות. למשל, הוא מספר על מקרה שבו דיירת הצהירה כי לא תשלם את ועד הבית עד שלא תטופל הרטיבות בדירתה על חשבון כספי הוועד, בטענה כי מקורה בשטח המשותף של מעטפת הבניין. כאשר נציגות הוועד העלתה את הנושא לאיזי האוס, נשלח לבדיקה מנהל אחזקה והתגלה פרט מפתיע: "הבנו שמקור הרטיבות הוא בתיקון שבוצע באותה דירה באופן עצמאי — הסרת מזגן חלון. הקבלן שביצע את העבודה אטם את הקיר באופן לא מקצועי ומשם חדרו מים. לכן מצאנו שאין סיבה שהוועד יממן את התיקון מהקופה המשותפת", מספר לוי. בעזרת מעורבותה של איזי האוס יושבה המחלוקת בין הדיירת לוועד הבית, ונמנע כמובן בזבוז כספים מקופת הבניין.
המאפיין החשוב ביותר של חברת איזי האוס הוא הרצון האמיתי לתת שירות מקצועי ואישי לדיירים. "יש לנו מוקד שירות, עם מספר נציגים ונציגות לנושאים שוטפים ודיווח על תקלות וכן נציגים ייעודיים לתחום התשלומים והנהלת החשבונות. מוקד השירות מטפל גם בפניות מהאפליקציה שבה משתמשים הדיירים ובאמצעותה אפשר לפתוח פניות ולעקוב אחרי הטיפול. בנוסף, ניתן להתקשר או לשלוח מייל. "ה'אני מאמין' שלנו הוא שאכפתיות עושה את ההבדל ושאפשר לעשות דברים אחרת. התפקיד של איזי האוס הוא לעזור ולפתור בעיות ללקוחות שלה וכל אחד מאנשי החברה עובד על זה מדי יום ביומו", מסכם לוי.
* המאמר פורסם לראשונה בדה מרקר